SGA-CD

1. Responsable del Tratamiento de Datos

El Sistema Estudiantil, Cultural y Deportivo (SGA-CD) opera como plataforma SaaS de gestión institucional. La entidad u organización educativa, deportiva o cultural a la que pertenece la cuenta actúa como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, mientras que SGA-CD actúa como Encargado del Tratamiento.

2. Protección Especial de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (Desde los 5 Años)

En el marco del SGA-CD se admite la inscripción y seguimiento de estudiantes a partir de los 5 años de edad en programas de formación académica, deportiva y cultural. En cumplimiento estricto de la legislación de protección de datos (Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y Reglamento General de Protección de Datos - RGPD):

• Acceso Restringido y Aislamiento Absoluto: La información personal, académica, médica, asistencias, calificaciones y rendimiento de los menores de edad están resguardados bajo control de acceso estricto.
• Perfil de Acceso Autorizado: ÚNICAMENTE tienen acceso autorizado a los datos del menor:
  1. La institución u organización a la que pertenece la cuenta (Administradores y Coordinadores).
  2. El instructor o profesor deportivo/cultural directamente asignado al proceso o clase donde el menor está afiliado.
  3. El padre, madre de familia o acudiente legal debidamente vinculado al estudiante en el sistema.
• Inaccesibilidad para Terceros: Ningún otro usuario de la plataforma, profesor no asignado, alumno u organización ajena puede acceder, consultar o visualizar la información del menor bajo ninguna circunstancia.
• Autorización de los Padres o Acudientes: El registro de estudiantes menores de edad requiere la vinculación obligatoria y autorización explícita de su padre, madre o acudiente legal.

3. Información que Recopilamos

Recopilamos información estrictamente necesaria para la prestación del servicio educativo, deportivo y cultural:

• Datos de Registro de Organización: Nombre de la empresa u organización, NIT/Identificación fiscal, dirección, teléfono.
• Datos de Usuarios y Perfiles: Nombre completo, correo electrónico, documento de identidad, rol en el sistema, fotografía de perfil opcional.
• Datos Estudiantiles: Nombres, fecha de nacimiento / rango de edad, nivel de escolaridad, asignación de grupos/clases, asistencias y puntos de gamificación.
• Datos de Acudientes: Relación familiar con el estudiante, teléfono de contacto y correo.
• Datos de Navegación y Uso: Dirección IP, registros de acceso (logs de auditoría) y tokens de autenticación segura JWT.

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos recopilados se utilizan exclusivamente para:

• Gestionar las inscripciones, asistencias y progreso pedagógico/deportivo.
• Permitir la comunicación entre la institución, los profesores y los padres de familia.
• Garantizar la seguridad, auditoría de accesos y prevención de accesos no autorizados.
• Facilitar las funcionalidades de IA de asistencia pedagógica sin enviar datos personales identificables a modelos externos.

5. Uso de Inteligencia Artificial y Servicios de Terceros

El SGA-CD integra módulos de asistencia pedagógica con Inteligencia Artificial. Los prompts procesados no contienen nombres ni datos de contacto identificables de menores. Los proveedores de infraestructura cloud cumplen con certificaciones ISO/IEC 27001 y compromisos de no entrenamiento de modelos sobre datos del cliente.

6. Derechos del Titular (Derechos ARCO y Supresión)

Los usuarios y los padres/acudientes en representación de sus hijos tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Solicitar la supresión de sus datos o revocación de la autorización a través de la función Eliminar mi Cuenta y Datos en la plataforma o escribiendo al canal oficial de privacidad de su institución.

7. Contacto de Privacidad

Para ejercer sus derechos o resolver dudas sobre el tratamiento de sus datos personales, puede ponerse en contacto con el Oficial de Protección de Datos de su institución o escribir a privacidad@sga-cd.org.